Data Protection Officer

 In Articles

De ervaring van onze klantenbezoeken de laatste weken wijst uit dat de GDPR een hot topic is. Een deel van de bedrijven die we bezochten gelooft niet dat het allemaal zo snel zal gaan, een ander deel plant de komende weken en maanden toch om de processen, data- en documentstromen in kaart te brengen. (Meer info over GDPR op www.gdpr-eu.be)

Zo een kaart bouwen is niet makkelijk. Daarom kan je hiervoor beroep doen op een Data Protection Officer (DPO). De DPO kan je helpen om de types data en documenten in je organisatie te analyseren, en je te vertellen waar de pijnpunten zitten. Maar de DPO moet ook in staat zijn om je de juiste tools aan te reiken.

Waarom moet een DPO dan SMARTdoc kennen? 3 simpele redenen.

  1. Totale doorzoekbaarheid. 

    SMARTdoc zorgt voor een totale doorzoekbaarheid van alle gegevens die zich in eender welk oud of nieuw document bevinden. Scans, facturen, arbeidscontracten, ziektebriefjes, cv’s, foto’s… worden volledig ge-analyseerd op inhoud. Deze inhoud – zelfs in een archief met tienduizenden of miljoenen documenten- kan in een fractie van een seconde doorzocht worden. Met een simpele klik kan er ogenblikkelijk een lijst van al die informatie worden gecreëerd.Maar SMARTdoc gaat nog een stap verder. Ook bestaande fileservers, die een wirwar van informatie bevatten worden hierin geïntegreerd. SMARTdoc haalt zelfs de tekst uit een foto die ooit als mailbijlage in een personeelsdossier verzeild geraakte. De GDPR vraagt een totale doorzoekbaarheid van data en documenten, SMARTdoc kan daarvoor zorgen.

  2. Lifecycle ManagementIn SMARTdoc kunnen we documenten automatisch categoriseren, onmiddellijk doorsturen naar de correcte gebruiker of koppelen aan een bestaand proces. Daarnaast zorgen we ook dat de documenten automatisch een “Document Protection” label opgeplakt krijgen. Dit label bestaat enerzijds uit een beveiliging (wie heeft toegang tot welke aspecten van het document) maar tevens een start en einddatum voor bewaring en een privacy label. Tenslotte wordt er ook een archiefbestemming toegevoegd.

  3. Tracking 

    Een fileserver, een kast… houden niet bij wie documenten geraadpleegd heeft of wijzigingen heeft aangebracht. Je weet dan niet wie een document geprint of doorgestuurd heeft. SMARTdoc heeft standaard een uitgebreid logging systeem ingebouwd, waardoor organisaties te allen tijde een volledig overzicht hebben over wat er met hun documenten gebeurt. Essentiele informatie in een correct beheer van de privacy.

 

SMARTdoc, een essentieel stuk van de puzzel.

Documentbeheer is voor SMARTdoc meer dan doorzoekbaarheid en traceerbaarheid. Doel van onze oplossing is om het werknemers makkelijker te maken om informatie te archiveren en terug te zoeken, om workflows efficiënter te laten verlopen. En uiteraard willen we tijd en geld besparen door efficiëntere manieren van werken te introduceren.

Heb je als DPO vragen over hoe SMARTdoc juist werkt? Heb je praktische of technische vragen? Ken je bedrijven die interesse hebben in een documanagement tool die de doelstellingen van GDPR ook mee kan omzetten in betere en efficiëntere processen? Stuur ons een mail op sales@smartdoc.eu en we contacteren je met de gevraagde info.

Recommended Posts