Digitalisering van uw documenten

 In Articles

“Bijna 10 jaar na de rondzendbrief AOIF 16 2008 verstevigt en bevestigt  Alexander Decroo de mogelijkheid om documenten op een digitale manier te bewaren. Er zijn natuurlijk enkele regels die je hieromtrent dient te respecteren. SMARTdoc maakte zijn huiswerk en komt dit graag aan jou presenteren als je hierover vragen hebt.”

Online diensten en documenten op gelijke voet met gedrukte dankzij de “Digital Act”

Wetsontwerp

SMARTdoc & de circulaire AOIF 16 2008: 15 principes

  1. Het is perfect legaal om papieren levernota’s, zendnota’s, facturen… in te scannen en digitaal te bewaren.
  2. Documenten die je digitaal krijgt dienen digitaal te worden bewaard. Het is niet voldoende om enkel de boekhoudkundige informatie te bewaren, ook de factuur, levernota… dient te worden bewaard. Afprinten en terug inscannen is uit den boze.
  3. De documenten dienen in zijn geheel te worden ingescand. Een factuur van 3 pagina’s dient dus als één document te worden bewaard.
  4. Documenten die worden ingescand moet je nog één maand bewaren, daarna mogen ze vernietigd worden.  (Uitgezonderd contracten, arbeidsovereenkomsten… voorzien van een originele handtekening)
  5. Het is voldoende om éénmaal de algemene voorwaarden op de achterzijde in te scannen per leverancier.
  6. Binnen de gebruikte oplossing dient het onmogelijk te zijn om de documenten te wijzigen.
  7. Binnen de gebruikte oplossing dient het onmogelijk te zijn om beelden te importeren in het document.
  8. De circulaire legt ook minimale scanresoluties op: 200 dpi voor kleurenscanning, 300 dpi voor zwart/wit.
  9. Er dient automatisch een nummer en datum aan het document te worden toegekend. SMARTdoc koppelt aan elk gescand of toegevoegd document zowel het tijdstip van scanning, het tijdstip van archivering als een unieke documentcode. Daarnaast kan de klant beslissen om ook eigen nummering en eigen gekozen indexen (bvb barcode, factuurnummer…) toe te voegen aan de documenten in SMARTdoc. Het tijdstip van scanning of toevoeging kunnen niet door de gebruikers worden gewijzigd en maken integraal deel uit van het document. Daarenboven laat de optie “SMARTdoc Layer” om volgens de “post-it” methodiek commentaren toe te voegen aan elk type document, zonder het origineel te wijzigen.
  10. SMARTdoc is compatibel met het pdf/a formaat, waarbij de a staat voor”archief”. Dit type pdf garandeert de SMARTdoc gebruikers dat de documenten als onwijzigbaar document werden opgeslagen.
  11. De documenten in SMARTdoc kunnen beveiligd worden zodat toegang tot de documenten alsook het recht om documenten te verwijderen kunnen beperkt worden. Er wordt bovendien een uitgebreide log bijgehouden van welke acties er op een document gebeuren.
  12. De circulaire vraagt ook een makkelijke zoekfunctie. Uiteraard spek naar onze bek. De zoekfunctie in SMARTdoc is nu éénmaal de makkelijkste en éénvoudigste. Daar SMARTdoc gebruik maakt van de ge-avanceerde mogelijkheid om documenten full text te gaan doorzoeken kan elk document op tal van zoekcriteria in een oogwenk worden teruggevonden.
  13. De oplossing dient toe te laten om makkelijk back-up’s te maken. Ook hier maken we gebruik van de meest ingeburgerde Microsoft technologieën om het dupliceren van de gegevens zo simpel een éénvoudig mogelijk te laten gebeuren.
  14. Scanning mag uitbesteed worden, maar daar zijn regels over: contacteer ons voor meer info.
  15. U mag uw documenten extern bewaren, maar u dient er steeds toegang over te hebben vanuit uw maatschappelijke zetel: contacteer ons voor meer info.
Recommended Posts