5 mythes over Document Management bij kleine bedrijven.

 In Articles, General, News

Het artikel is al een tijdje oud, maar daarom niet minder relevant. Op de portaalsite van AIIM, de organisator van de grootste beurs rond digitalisering staat een boeiend artikel omtrent de 5 grootste mythes omtrent digitalisering  bij KMO’s (MKB). We vatten het even samen.

Link naar het artikel.   

Mythe 1: Een windows verkenner is meer dan voldoende.

Dit is zelden het geval. Een windows verkenner of mappenstructuur is een opslagsysteem, geen beheerssysteem. Beheer wil zeggen dat je toegang kan controleren, en informatie opzoeken op verschillende manieren, maar ook dat je een document een levenscyclus, beveiliging of workflow kan meegegeven.

Mythe 2: Kleine bedrijven hebben geen document management nodig.

Hier draait de schrijver John F. Mancini de redenering om. Kleine bedrijven hebben net de grootste nood aan zulke systemen. Ze hebben beperkte resources, en moeten deze dus op de meest effectieve manier kunnen inzetten. Een DMS applicatie is hierbij een noodzakelijk hulpmiddel.

Mythe 3: Document Management is te complex voor kleine bedrijven.

Uiteraard ook niet waar, er bestaan zeer éénvoudige documentbeheerssytemen die snel implementeerbaar zijn. Die je als het ware eerst op de HR afdeling kan implementeren, en daarna voor de facturen en het automatisch inboeken. Stap voor stap, en op maat van een kleinere organisatie.

Mythe 4: Document Management is te duur voor kleinere organisaties.

Ondertussen bestaan er systemen die je aan een vaste lage kost per maand kan gebruiken. Meestal zijn alle updates, en zelfs de helpdesk inbegrepen.

Mythe 5: Ik mag mijn papieren documenten vernietigen nadat ik ze heb gedigitaliseerd.

Hier verdient het antwoord van de auteur een beetje meer nuance. Hij zegt van niet, maar volgens bvb de Belgische wetgeving is het perfect legaal om alle documenten van de financiële administratie enkel digitaal bij te houden. Dat wil dus inderdaad zeggen dat het papieren archief overbodig wordt.

Vraag gerust wat meer info over deze topics via sales@smartdoc.eu of via de contactpagina.

 

Recent Posts