Bespaar makkelijk 1000 € per werknemer in 3 stappen. Kies voor digitaal documentbeheer.

 In Articles, General

Bespaar met documentbeer op print en papierkosten.

Het was een partner die er ons op attent maakte. Een gezamelijke klant kocht onze oplossing voor documentbeheer aan. Echter door een reeks omstandigheden bleef de implementatie beperkt tot het automatisch archiveren van de uitgaande documenten. Concreet ging het over uitgaande facturen, communicaties, bevestigingen, loonstaten… Deze documenten hebben allemaal wettelijke bewaartermijnen en werden voordien geprint en gearchiveerd in kasten en mappen.

Maar printen kost geld. Er is de prijs van papier, toner, printers, klikcontracten en onderhoudsbeurten. Die toner en papier moet ook worden besteld en ontvangen. Er is het logistieke proces van het bellen naar de helpdesk, het ontvangen van de technicus, het vullen van lades en het vervangen van toners, fusers, wieltjes, etc.

Samen met onze partner deden we hier een analyse naar de Return on Investment. Al snel bleek dat de besparing in directe en indirecte printkosten groter was dan de kost van onze document management oplossing. Door het printvolume maandelijks terug te dringen met een 2000 tal pagina’s (het equivalent van 4 riemen papier) verdiende men de investering dubbel en dik terug.

Digitaal documentbeheer van SMARTdoc, een investering die geld opbrengt.

1. Door de documenten die gecreëerd worden door je boekhoudpakket of ERP automatisch naar SMARTdoc te sturen hoef je je geen zorgen meer te maken over archiveren, beveiligen, backup van informatie, bewaartermijnen. Tijdens een éénvoudige en snelle implementatie zetten we de correcte processen efficiënt op.

2. Als het aantal prints vermindert dient er ook minder papier, toner, “kliks”, archiefruimte, kasten voorzien te worden.

3. Tijd, geld, ruimte kunnen nuttiger besteed worden.

De kost van een afdruk berekenen.

Afdrukkosten, inclusief afschrijving printer: ts de 0,15 € en 0,5 € per pagina. (ex. papier)

Het manueel archiveren van een document: ts de 1 à 2 minuten.

Zonder rekening te houden met logistieke processen (kasten, mappen, bestellen, pannes…)  ligt de kost van een afdruk voor intern gebruik al snel rond de 2 € en meer. Enkele 1000’en pagina’s minder per maand kunnen dan ook een hele impact hebben op efficiëntie en kost.

En dat is nog maar het begin.

De document management oplossing van SMARTdoc gaat nog een heel stuk verder. Schrijf je in voor een gepersonaliseerde webinar en we tonen aan jou persoonlijk hoe jij geld kan besparen met SMARTdoc.

 

Recommended Posts
dbfactdocument management for real estate