Digitalisering van je financiële administratie. De 5 meest gemaakte fouten.

 In Articles, General, News

Herken je deze fouten? Je bent niet alleen 😉 En er is ook een oplossing.

Uitgaande facturen niet bijhouden.

“Mijn boekhoud/ERP pakket houdt die toch bij?”, is meestal het antwoord als je vraagt wat een organisatie met de uitgaande facturen aanvangt. Maar de waarheid is complexer. In een ERP of boekhoudpakket kan je facturen dupliceren. Het pakket bewaart immers enkel de factuurinformatie, de layout, het logo, je bankgegegvens…

Als je een oude factuur opnieuw oproept, maar ondertussen wel bent verhuisd of van bank bent veranderd, krijgt je oude factuur je nieuwe gegevens mee. En dat is uiteraard niet volgens de regels.

 

Te lage scanresoluties.

Veelal zijn scansystemen opgezet toen scanners slecht van kwaliteit waren, en opslag nog duur. Nog niet zo lang geleden waren barcodestickertjes zelfs de beste manier om inkomende documenten te helpen digitaliseren.

De waarheid is dat vandaag zelfs een gewoon bureauscannertje een betere kwaliteit levert dan dure systemen van enkele jaren geleden. En storage kost zelfs helemaal niet meer. Er is dus geen enkele reden om de minimum scanresolutie van 200 dpi (kleur, 300 dpi voor mono) niet te respecteren.

Documenten die je digitaal ontvangt printen en enkel op papier bewaren.

 

Naast het feit dat dit niet erg economisch, noch efficiënt is, komt daar nog een ander puntje bij. Financiële documenten die je digitaal ontvangt dien je digitaal te bewaren. Een print is immers niet het origineel.

De regel is dat je helemaal niks moet printen. Alle documenten die je digitaal krijgt kan je digitaal bewaren. Papieren documenten zoals facturen of zendnota’s kan je inscannen. Je mag het origineel zelfs weggooien!

 

Notities maken op facturen.

Facturen zijn juridische documenten, het is dus eigenlijk “not done” om opmerkingen te schrijven, zaken te doorstrepen of markeringen aan te brengen. Soms maakt men dan nog kopies van de originelen die dan verhuizen van bakje naar bakje, of van mailbox naar mailbox. Dat kan natuurlijk veel efficiënter.

Eigenlijk moet je ook alle handelingen (goedkeuren, ontvangstdatum…) samen met de factuur bewaren. Meer info vind je onderaan op onze blog.

Makkelijk opzoekbaar.

Bij controle of audit moet alles snel terugvindbaar zijn. Niks irritanter dan een controleur  begraven tussen tientallen mappen. Als elke klant of leveranciersfactuur, elke email afspraak of calculatie of verantwoording snel terugvindbaar is, is de controle ook in een wip voorbij. En dan kan je sneller terug aan het werk.

Maar ook voor het interne comfort is het fijner als iedereen meteen alles kan terugvinden. En zo is er in de kelder misschien plaats voor een toffe ontmoetingsplek in plaats van een hoop stoffige dozen.

 

Wil je meer weten over het digitaliseren van je financiële administratie, lees dan ook deze blogpost.

 

Recent Posts
DMS for Facility Management