Documentbeheer en GDPR. 5 voordelen voor SMARTdoc klanten.

 In Articles, General

Documentbeheer en GDPR gaan hand in hand. Het overgrote meerderheid van bestaande bedrijven en organisaties zijn document gedreven. Contracten, email, leverbonnen, projectinformatie, berekeningen, offertes, facturen… We worden dagelijks overstelpt door binnenkomende documenten en sturen er tevens evenveel uit.

Natuurlijk is GDPR niet beperkt tot documenten. De GDPR heeft een invloed op bestaande policies en arbeidscontracten, op processen en op de ICT omgeving. Maar een oplossing die digitaal documentbeheer en GDPR kan combineren heeft uiteraard een aantal voordelen.

Documentbeheer en GDPR: 5 Voordelen.

 

1. Beveilig je documenten

In een typische boom- of mappenstructuur is de mogelijkheid tot beveiligen zeer beperkt. Men kan mappen of documenten afschermen, maar deze blijven zichtbaar binnen de structuur. Het beveiligen van documenten in SMARTdoc gaat veel verder. Zo kan je ervoor zorgen dat documenten zelfs niet zichtbaar zijn voor gebruikers of gebruikersgroepen. Op een éénvoudige manier bepaal je wie het recht heeft een document te printen of te wijzigen, wie de beveiliging of het logboek mag inkijken. Zelfs wie mag printen of mailen is instelbaar.

2. Geef je documenten een levenscyclus.

Van vele document types weten we op moment van ontvangst dat we ze niet eeuwig willen bewaren. Nochtans puilen de archieven en fileservers meestal uit. Binnen de document processen in SMARTdoc koppelen we documenttypes aan levenscycli met een start- en einddatum en een bewaarperiode. Op deze manier kan elke organisatie makkelijk lijsten aanleggen met informatie die niet strikt noodzakelijk is. En dus ook kan verwijderd worden.

3. Geef je documenten een archiefbestemming en privacy niveau.

Op dezelfde manier kan je ook een eindbestemming en privacy niveau meegeven aan een document of documenttype. Sommige informatie mag vernietigd worden, andere documenten dienen misschien een nieuw leven te krijgen. Soms zijn documenten louter informatief, maar anderzijds kan er ook gevoelige data worden opgeslagen. Al deze zaken zijn instelbaar in de “Document Protection” templates.

4. Wie doet wat. Wie heeft wat gedaan.

documentbeheer en gdpr

Een uitgebreid logboek in de SMARTdoc database houdt bij wie toegang heeft gezocht tot documenten. Vanaf de dag van archivering wordt gelogd wie een document heeft geprint, gemaild of gewijzigd. Het logboek is enkel toegankelijk voor de bevoegde gebruikers.

 

5. Ultieme doorzoekbaarheid.

SMARTdoc maakt tenslotte het hele archief compleet doorzoekbaar. Onze OCR service zorgt ervoor dat elk document wordt geanalyseerd op doorzoekbaarheid. Een OCR cloud service maakt dat elk vergeten document, bijlage van een oude mail, of foto van een contract toch een doorzoekbaar karakter krijgt. Een lijst maken van alle informatie die je als organisatie van iemand bewaart wordt zo een fluitje van een cent.

 

Wil je meer weten over documentbeheer en GDPR. Geef ons een seintje of download onze white paper.

Bekijk ook onze GDPR Webinar.

 

Recommended Posts
document management and gdprrecht om vergeten te worden