Faites disparaître les murs en papier. SMARTdoc, la gestion electronique des documents idéale pour les societés de construction.

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Les Belges sont nés avec une brique dans l’estomac. Sa propre maison, un beau jardin, un appartement à la côte Belge ou un chalet en Ardennes, nous avons tous ce rêve. La Belgique est un des pays le plus densement construit du monde.

Avec ce raisonnement en tête, on pourrait penser que le procès de bâtir est quelque chose de simple, comme suivre une recette. Bien sûr, c’est loin d’être la vérité. Un procès de construction est un procès de long terme avec de nombreux efforts physiques et intellectuelles. En plus, l’administration et l’information pour suivre les procédures augmentent chaque année.

En commençant avec le premier permis de construire, les premiers plans, les documents et certifications de sol, stabilité, électricité, sécurité (et bientôt ventilation) jusqu’à les rapports et photos des chantiers. Les états de lieus, les documents d’assurance, les notes d’envoi, les factures à approuver, les sous-traitants… il n’y a pas de fin à cette liste. (Et nous ne comptons même pas les emails)

La plupart des entreprises de construction ont des procès extensives en papier qui doivent être suivi de manière très ponctuelle. Un archive élaboré distribué dans des armoires physiques ou dans des arborescences sur un file server explosant. De cette façon, l’information est bien sûr stocké, mais reste précaire à gérer ou de rechercher.

Avec une solution simple pour de la gestion de documents, SMARTdoc offre une Platform pour faciliter et rationaliser le procès de construction. Quelques mesures simples, mais radicales :

Archivage des rapports de chantier:

SMARTdoc reconnait automatiquement les rapports faits au chantier. Ces rapports seront stockés sans intervention des utilisateurs  avec les références correctes, mais aussi avec les noms des responsables et autres caractéristiques. On fait en sorte que seulement les collaborateurs définis ont accès à leurs propres rapports. A côté de ça on sait mettre des workflows en charge pour valider ou approuver des documents avant de l’envoyer à l’édificateur.

Archivage des photos des chantiers.

la gestion electronique des documents

Retourner à son bureau avec un usb ou smartphone avec des dizaines de photos de chantiers est un job de routine pour la plupart des responsables chantier. SMARTdoc peut vous aider de connecter les photos au bon chantier en masse et en même temps les connecter avec les bons références, responsables et autres.

Procédure d’approbation

Approuver une facture peut prendre beaucoup de temps, surtout quand plusieurs personnes doivent donner leur accord. Pas tout le monde est tout le temps disponible, et certains documents peuvent se perdre ou seront oubliés dans la masse d’information qu’on reçoit chaque jour. En plus, il n’y a plus personne qui sait encore ou se trouve les documents et dans quel stade ils sont.

construction

la gestion electronique des documents

SMARTdoc est une solution à ces problèmes. On sait crèer des flows exactes pour approuver ou valider des rapports, factures… De cette façon la traçabilité des documents augmente de manière exponentiel. C’est même possible de faire des annotations sur les documents même.

Aussi pour tout autres types de documents dans la société on offre des solutions (scan, mail, facture, filmes…)

Le nombre de sociétés de construction qui travaille déjà avec SMARTdoc est énorme, Thomas&Piron, Chris Vuylsteke, Raes Construct, Franki Foundations, DeMarie… Mais aussi beaucoup d’autres fournisseurs gèrent leurs documents avec notre solution. (MEA, Meert, Interflam, Impermo, Zellien, Valcke…)

Alors, comme ces autres clients, faite disparaître ces mûrs en papier et donnez-nous un coup de fil. Nous aimerions bien vous rencontrer.

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