Hoe omgaan met het “recht om vergeten te worden” binnen HR & Payroll.

 In Articles, General, News

De AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming – beter bekend als GDPR, geeft de burger meer rechten om zijn of haar privé gegevens te beschermen. Het “recht om vergeten te worden” evolueert naar een recht waar wel degelijk rekening mee gehouden moet worden. Een belangrijke factor voor organisaties die persoonsgegevens verzamelen, maar ook een uiterst belangrijk element voor alle organisaties die een HR & Payroll afdeling hebben.

Zo bestelde een SMARTdoc klant, een specialist in loonadministratie en de sociale begeleiding van KMO’s, een GDPR audit en kwam met een aantal inzichten naar boven die we graag delen. Bedrijven gespecialiseerd in HR & Payroll verzamelen immers massaal data en documenten waar privacy regels op van toepassing zijn.

Risico Management.

Binnen de organisatie werden in de eerste plaats de processen aangepast. Het doel was om binnen deze processen zoveel mogelijk risico’s te vermijden en potentiële gevaren in kaart te brengen. De inrichting van het archief was dan ook één van de peilers binnen de implementatie.

Binnen die inrichting werd er gewerkt met drie peilers: doorzoekbaarheid, onaantastbaarheid en de mogelijkheid om informatie te verwijderen.

Doorzoekbaarheid.

De in 2017 gelanceerde OCR Service van SMARTdoc bleek een eerste schot in de roos. Deze service analyseert het bestaande archief en laat toe om volledig automatisch alle niet ge-ocr-de documenten toch doorzoekbaar te maken. Elk archief bevat immers oude scans, smartphone foto’s, ingescande faxen die niet doorzoekbaar zijn door de traditionele systemen. De OCR Service van SMARTdoc garandeert de totale doorzoekbaarheid zodat je perfect kan opzoeken welke informatie je van iemand bewaart. Het creëren van een lijst van informatie die je van iemand bewaart kan in welgeteld 2 klikken.

Onaantastbaarheid.

Een andere peiler waarop het SMARTdoc archief werd gebouwd is de onaantastbaarheid van de opgeslagen documenten. De integriteit wordt ten allen tijde bewaard en documenten blijven onveranderd. Dit garandeert ook de legale tegenspreekbaarheid van de bewaarde informatie. Van archiefdocumenten kan enkel een nieuwe versie gemaakt worden.

Verwijderen.

Het recht om vergeten te worden houdt ook in dat informatie uit het systeem moet kunnen verwijderd worden. Een zeer moeilijk element binnen HR & Payroll, want documenten kunnen informatie van meerdere personen bevatten. Maar soms kunnen ook verjaringstermijnen  wijzigen. SMARTdoc laat toe om documenten te sorteren op start en einddatum, op archiefbestemming en bewaarperiode, en zelfs op privacy niveau. Niet relevante  documenten kunnen verwijderd worden, van andere kan de beveiliging dusdanig worden aangepast dat bijvoorbeeld enkel de privacy verantwoordelijke nog toegang heeft.

Lees ook: Documentbeheer en GDPR. 5 Voordelen voor SMARTdoc klanten.

 

 

 

Recommended Posts
document management and gdprfacturen mailen