8 maanden na de start van de GDPR (AVG). VRT Nieuws doet de test.

 In Blog (NL)

Exact 8 maanden na de start van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, maar in België nog steeds beter bekend als GDPR) deed VRT Nieuws een test bij 40 bedrijven. Zeven van de veertig of 17% gaf geen antwoord, of werd zelfs boos. Een tiental bedrijven diende eerst nog een rappel brief te krijgen vooraleer werd geantwoord.

Bij de 33 bedrijven die een brief terugstuurden waren de antwoorden dikwijls vaag en moeilijk, en soms zelfs niet in het Nederlands. Hoewel geen enkel antwoord volledig volgens de regels was, is er geen reden tot pessimisme. De antwoorden zijn al veel beter dan 2 jaar geleden, maar extra inspanningen blijven nodig.

Op de vraag of die data bundel die aan de vragers werden doorgestuurd volledig was, gaat de uitzending jammer genoeg niet in.

De uitzending kan je hier bekijken.

SMARTdoc helpt vandaag tientallen bedrijven om document gerelateerde data beter te ontsluiten. Hiervoor gebruiken we een aantal processen die volledig automatisch kunnen verlopen.

Documentbeheer en GDPR: 5 Voordelen.

1. Ultieme doorzoekbaarheid.

SMARTdoc maakt tenslotte het hele archief compleet doorzoekbaar. Onze OCR service zorgt ervoor dat elk document wordt geanalyseerd op doorzoekbaarheid. Een OCR cloud service maakt dat elk vergeten document, bijlage van een oude mail, of foto van een contract toch een doorzoekbaar karakter krijgt. Een lijst maken van alle informatie die je als organisatie van iemand bewaart wordt zo een fluitje van een cent.

2. Geef je documenten een levenscyclus.

Van vele document types weten we op moment van ontvangst dat we ze niet eeuwig willen bewaren. Nochtans puilen de archieven en fileservers meestal uit. Binnen de document processen in SMARTdoc koppelen we documenttypes aan levenscycli met een start- en einddatum en een bewaarperiode. Op deze manier kan elke organisatie makkelijk lijsten aanleggen met informatie die niet strikt noodzakelijk is. En dus ook kan verwijderd worden.

3. Geef je documenten een archiefbestemming en privacy niveau.

Op dezelfde manier kan je ook een eindbestemming en privacy niveau meegeven aan een document of documenttype. Sommige informatie mag vernietigd worden, andere documenten dienen misschien een nieuw leven te krijgen. Soms zijn documenten louter informatief, maar anderzijds kan er ook gevoelige data worden opgeslagen. Al deze zaken zijn instelbaar in de “Document Protection” templates.

4. Wie doet wat. Wie heeft wat gedaan.

documentbeheer en gdpr

Een uitgebreid logboek in de SMARTdoc database houdt bij wie toegang heeft gezocht tot documenten. Vanaf de dag van archivering wordt gelogd wie een document heeft geprint, gemaild of gewijzigd. Het logboek is enkel toegankelijk voor de bevoegde gebruikers.

 

5. Beveilig je documenten

In een typische boom- of mappenstructuur is de mogelijkheid tot beveiligen zeer beperkt. Men kan mappen of documenten afschermen, maar deze blijven zichtbaar binnen de structuur. Het beveiligen van documenten in SMARTdoc gaat veel verder. Zo kan je ervoor zorgen dat documenten zelfs niet zichtbaar zijn voor gebruikers of gebruikersgroepen. Op een éénvoudige manier bepaal je wie het recht heeft een document te printen of te wijzigen, wie de beveiliging of het logboek mag inkijken. Zelfs wie mag printen of mailen is instelbaar.

 

Als je nog vragen hebt over hoe SMARTdoc ook voor jou organisatie een meerwaarde kan betekenen om de AVG/GDPR regels beter te implementeren, geef ons gerust een seintje.

Recent Posts
digitale transformatie