Voordelen
Audit
Smartdoc bewaart de documenten conform de wetgeving. Ook met betrekking tot de privacyregelgeving. Op deze manier creëren we een legaal en auditeerbaar archief. Daarbij komt dat alle acties op de documenten worden opgeslagen en is het mogelijk een bewaartermijn in te stellen.
Zoekfunctie
Smartdoc maakt alle documenten doorzoekbaar op tekst dankzij een geïntegreerde cloud OCR-service. Dit staat borg voor de totale doorzoekbaarheid.
Bewaartermijnen
Smartdoc laat toe om documenten te koppelen aan een bewaartermijn en eindbestemming. Op deze manier kunnen documenten worden opgezocht en geordend. Documenten waarvan de einddatum overschreden is, kunnen worden verwijderd uit het archief. Aan elk document kan ook een privacy level worden gekoppeld.
Onaantastbaarheid
De integriteit wordt te allen tijde bewaard en documenten blijven onveranderd. Dit garandeert ook de legale tegenspreekbaarheid van de bewaarde informatie. Van archiefdocumenten kan enkel een nieuwe versie gemaakt worden.
Recht om te worden vergeten
Het recht om te worden vergeten, houdt in dat informatie uit het systeem moet kunnen worden verwijderd. Smartdoc laat toe de beveiliging dusdanig aan te passen dat bijvoorbeeld enkel de privacy verantwoordelijke nog toegang heeft.
Automatische processen
Recurrente handelingen en processen kunnen moeiteloos worden geautomatiseerd in het systeem. Dit gebeurt op basis van vergelijking van databasevelden en notificaties.
