Document Management

Documentherkenning

Smartdoc analyseert de inhoud van een document en de bron en kan het dadelijk linken aan de correcte categorie, persoon of proces. Documentherkenningen kunnen zowel werken op scans, digitale documenten, foto’s, mails of documente gecreëerd door de ERP of CRM applicaties.

Automatisch indexeren

Documenten kunnen manueel of automatisch geïndexeerd worden. Indexen kunnen uit een document worden “geplukt” of automatisch worden ingevuld aan de hand van data uit andere applicaties. Incorrecte indexen kunnen worden opgemerkt. Alle data kan gelinkt worden aan andere applicaties.

Smartdoc Layer

Maak doorzoekbare annotaties op alle documenten, zonder de legale status te wijzigen. Zo verhoog je de interpreteerbaarheid van elk document in het archief.

Office Integratie

Smartdoc integreert niet alleen met MS Word, xls en Outlook, maar ook met Office 365. Via plugins kunnen documenten direct worden gearchiveerd of via mail worden vezonden vanuit het archief. Ook verzonden mails kunnen direct naar het archief worden verstuurd.

Massa Migratie

Smartdoc laat toe om ook uw oude archieven, verkennerstructuren of andere oplossingen rond documentbeheer naadloos te importeren in de nieuwe structuur. Dit kan met behoud van de bestaande metadata of foldernamen.

Levenscycli voor documenten

Smartdoc laat toe om elk document of documenttype te kopelen aan een levenscyclus. Zo krijgt elk document een archiefdatum, einddatum, archifebestemming mee en wordt het makkelijker om de AVG (GDPR) regulaties om te zetten in makkelijke processen.

Automatisch hernoemen van documenten

Alle gearchiveerde documenten kunnen automatisch een nieuwe filemaan krijgen. Dat maakt dat ze makkelijker terugvindbaar zijn.

Volledige doorzoekbaarheid

Smartdoc zorgt voor een volledige doorzoekbaarheid van uw archief. Onze algoritmes zoeken naar elke vergeten en oude file, of zelfs naar foto attachments in een mail. Zo ben je zeker dat je altijd alles terugvindt, zelfs in een database met millioenen documenten.

Bespaar één uur per dag, per medewerker.