Legaal Archief, Governance, Risk & Compliancy (GRC), AVG

Versiebeheer

Smartdoc laat toe om nieuwe versies te creëren van bestaande documenten via een makkelijk check out/check in proces. Elke actie wordt uiteraard geregistreerd in het logboek.

Smartdoc OCR

Smartdoc kan alle documenten doorzoekbaar maken op tekst. Elke foto, scan, of bijlage van een oude mail kan via een slim algoritme volledig doorzoekbaar worden gemaakt. Zo vind jij altijd terug waar je naar op zoek bent.

Document Integriteit

Niets is belangrijker dan de integriteit van een document, en dit voor legale redenen. Documenten die worden opgeslagen in het Smartdoc archief zijn onwijzigbaar. Elke verandering van de metadata wordt geregistreerd in het logboek.

Levenscycli voor documenten

Smartdoc laat toe om elk document of documenttype te kopelen aan een levenscyclus. Zo krijgt elk document een archiefdatum, einddatum, archiefbestemming mee en wordt het makkelijker om de AVG (GDPR) regulaties om te zetten in makkelijke processen.

Documenten traceren

Smartdoc registreert alle acties op de ge-archiveerde documenten. Zo heb je altijd een volledig zicht op wie een document geprint heeft of een update uitvoerde. Een document logboek is een essentieel onderdeel van een correcte AVG (GDPR) implementatie.

Download onze whitepaper

Bespaar één uur per dag, per medewerker.