Hoe documenten opslaan & zoeken?
Smartdoc maakt het makkelijker dan ooit om documenten op te slaan. Door ze te slepen en te droppen op de gebruikersinterface met slechts twee pictogrammen. Door gebruik te maken van Outlook of de Office plugin. Door geautomatiseerde invoer vanuit ERP of andere applicaties. En door een eenvoudige integratie met elke scanner of multifunctionele apparaten. Als je denkt dat het zoeken naar informatie in Google gemakkelijk was dan moet je hier zeker eens naar kijken.
Boomstructuren zijn slecht nieuws. Maar de oplossing is eenvoudig.
Boomstructuren zijn om meerdere redenen slecht nieuws. Ten eerste volgen ze een bepaald pad. Chronologisch en dan alfabetisch of andersom. De manier waarop de boom is gestructureerd is zelden de manier waarop jij jouw zoekresultaten wil visualiseren.
Ten tweede heeft een ideale boomstructuur slechts 3 niveaus, maar als de hoeveelheid informatie die we ontvangen elk jaar met 30 tot 40% toeneemt, is dat met zo’n beperkt aantal aftakkingen nauwelijks houdbaar.
Ten derde, wanneer informatie moet worden gekoppeld aan verschillende projecten, verantwoordelijke personen of objecten, begint de traditionele boomstructuur echt te mislukken. Elke nieuwe update of versie kan vrijwel overal worden opgeslagen. En de kans is groot dat je het nooit zult vinden.
Smartdoc is snel en flexibel
Of u nu de HR-documenten per persoon of afdeling (of beide) wilt visualiseren, anoniem of chronologisch, het wordt allemaal mogelijk. Als u de laatste maand van de betaalde facturen of alle creditnota’s van een leverancier wilt bekijken, is het slechts een muisklik verwijderd. De laatste 2 weken van uitgaande offertes, contracten van 400 pagina’s die ergens het woord “Supercalifragilisticexpialidocious” bevatten of een verwijzing die in de bijlage van een lang vergeten e-mail stond… Smartdoc zal u elke lijst bezorgen die u maar wilt.
