Februari 2009. Tom & Koen ontmoeten elkaar op de Fujitsu EMEA klantenconferentie in Marrakesh – Marokko. De conferentie gaat over het scannen, bewaren en beheren van documenten in een papierloos kantoor.

Na drie volle dagen van studeren en vergelijken, is het tijd voor het slotdiner. De productkenmerken van scanners of documentbeheersystemen met verschuivende takenlijstjes met meer knoppen dan in Excel, houden we voor bekeken. We sluiten aan bij de tafel van een Zwitserse professor die gespecialiseerd is in het automatiseren van zakelijke processen. We vertelden over wat we allemaal geleerd hadden op de conferentie en tijdens de pauzes op de sponsorbeurs. We waren het erover eens dat de wereld van het documentenbeheer te complex geworden was voor gewone stervelingen zoals wij. Alle systemen die we gezien hadden, waren meerkoppige draken van verhalen, functionaliteiten, menu’s en knoppen. Op een bepaald moment zei de professor dat een eindgebruiker eigenlijk maar drie zaken verlangt:

Deze drie opties zou elk systeem voor documentenbeheer dus moeten aanbieden: een document toevoegen, terugvinden en bewerken.

De gebruikersinterface van SMARTdoc was geboren. We wilden een documentenbeheersysteem ontwikkelen met alle opties én tegelijk eenvoudig in gebruik. De app zou in de basis slechts twee keuzemogelijkheden moeten aanbieden. Enkel wanneer het relevant is, krijgt de gebruiker meer dan twee icoontjes te zien.

sd_ui_2016

SMARTdoc is meer dan een job voor ons. We doen graag wat we doen en we geloven oprecht dat we een verschil kunnen maken. Denk je dat we jouw bedrijf kunnen helpen? Neem dan contact op met ons.

 

Waarom heb je documentenbeheer nodig?

Bedrijven krijgen heel wat documenten, afbeeldingen of andere informatie te verwerken. Velen onder hen zijn beter in het beheer van hun kantoormateriaal dan in dat van hun zakelijke documenten. Slechts een minderheid neemt de tijd om de kosten te bekijken die zo op dagelijkse basis ontstaan.

Werk slimmer, niet harder

Zoek en vind meteen de documenten die je zoekt, met SMARTdoc. Tekstuele zoekopdrachten of elke selectie van kernwoorden biedt je onmiddellijke zoekresultaten. Zoekcriteria kunnen alles bevatten, van bestandskenmerken tot archiefdatum. Voeg extra informatie toe dankzij indexen en vooraf bepaalde templates.

We verminderden de tijd die we met zoeken verliezen. Onze productiviteit ging erop vooruit.

Gebruik stappenplannen om mensen te informeren. Communicatie tussen collega’s en klanten is een essentieel onderdeel van het productiviteitsproces. Meldingen en goedkeuringsopties houden mensen geïnformeerd over veranderingen in documenten. Speciale workflows zorgen ervoor dat documenten automatisch naar één of meer gebruikers ter controle of goedkeuring worden afgeleid. Omdat alles digitaal is, wordt alles bijgehouden. Acties kan je zo instellen dat ze taken automatiseren op basis van de goedkeuringsstatus.

Verrijk je documenten met SMARTdoc. Maak documenten op maat aan met extra indexen en templates. All templates zijn volledig aanpasbaar en laten toe om beschrijvende info toe te voegen. Dat maakt het eenvoudiger om ze te ordenen, klassificeren, archiveren, zoeken en terug te vinden. Iedereen kan documenten toevoegen. Een extra opleiding is niet nodig. Documenten toevoegen is zo eenvoudig als slepen en neerzetten. Bestanden kunnen apart of in bulk toegevoegd worden, onbeperkt.

We verminderden onze werklast en verbeterden onze klantendienst.

Workflows automatiseren processen en verbeteren de efficiëntie. Met SMARTdoc kan je eenvoudige roulatie en beheersopties instellen die beantwoorden aan specifieke zakelijke processen.

Gebruik wachtfolders en laat SMARTdoc de gescande bestanden of documenten uit andere toepassingen monitoren. Vele zakelijke processen en administratieve taken kunnen op deze manier geautomatiseerd worden.

Digitaal documenten opzoeken geeft documentenbeheerstoepassingen een onmiskenbaar voordeel ten opzichte van servers met gedeelde bestanden. De informatie is moeilijk te vinden, vaak dubbel en gaat snel verloren.

Bekijk onze oplossingen en aarzel niet om ons te contacteren voor verdere informatie.