Voordelen
Documenten traceren
Smartdoc registreert alle acties op de ge-archiveerde documenten. Zo heb je altijd een volledig zicht op wie een document geprint heeft of een update uitvoerde. Een document logboek is een essentieel onderdeel van een correcte AVG (GDPR) implementatie.
Smartdoc OCR
Smartdoc kan alle documenten doorzoekbaar maken op tekst. Elke foto, scan, of bijlage van een oude mail kan via een slim algoritme volledig doorzoekbaar worden gemaakt. Zo vindt u altijd terug waar je naar op zoek bent.
Levenscycli voor documenten
Smartdoc laat toe om elk document of documenttype te kopelen aan een levenscyclus. Zo krijgt elk document een archiefdatum, einddatum, archifebestemming mee en wordt het makkelijker om de AVG (GDPR) regulaties om te zetten in makkelijke processen.
Versiebeheer
Smartdoc laat gemakkelijk toe om nieuwe versies te creëren van bestaande documenten via een makkelijk check out/check in proces.
Onaantastbaarheid
De integriteit wordt te allen tijde bewaard en documenten blijven onveranderd. Dit garandeert ook de legale tegenspreekbaarheid van de bewaarde informatie. Van archiefdocumenten kan enkel een nieuwe versie gemaakt worden.
